漏れなく解説！仕事メールの送り方

 

毎日のように、連絡事項やお客様へのお願い、お詫び、アンケートや広告・宣伝など、メールを利用する機会があると思います。

メールを記載する際のポイントには良く知られているマナーや、より一歩踏み込んだコツなど様々です。

本記事では、実践で役立つメールの送り方についてご紹介いたします。

 

メールの宛先~Cc Bcc~について

 

Cc Bccの意味

 

直接内容を伝えたい相手を宛先とし、間接的に「相手とこういうやりとりをしているので知っていてください」という相手をCcのアドレスに設定

するようにしてください。

 

BccはCcと同様の目的ですが、他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用します。

 

具体例

 

・　宛先を自分自身とし、Bccに複数の相手を設定する

一斉送信するが相手には自分と相手の2人分しか見えない（複数の相手同士はお互い誰に送られていたのかわからない）ようにできます。

 

例えば、結婚式の２次会の幹事が、新郎新婦の友人に一斉に開催連絡をする時などに利用することがあります。

新郎新婦の友人ではありますが、その友人同士はお互い知らない相手であるためアドレスは隠して送った方が良いからです。

 

SNSが発達した今、個人情報保護の観点からもBccを使用する事もあるでしょう。

 

件名の付け方

 

タイトル付けのポイント

 

人によっては、１日に何百通というメールが来ることもあるため、一目で内容が

わかるようなキーワードをメール件名に記載することが大切です。

 

メールを送っただけで、相手は認識していなかったということはビジネスでは良くありますので、メール送信後に相手に電話するということも大切です。

 

具体例

 

・　3/10(水)回答希望：○○案件のお見積り提出依頼

期限までに回答して欲しい内容の場合

 

・　【○○さん】先日の打ち合わせ結果○○に対する回答

特定の人にアクションして欲しい場合

 

上記の様に、件名の中に期限日や名前と具体的な内容を簡潔に記載することが大切です。

 

良くあるのは「○○について」「○○の件」等、キーワードはあるがそれに対するアクションが何かが書かれていないケースがあります。

この場合は、タイトル見ただけでは緊急性がわからないため、いくら本文に期限日が書かれていたとしても、期日通りに返信が来ないことになりかねません。

 

宛名の付け方

 

「いつもお世話になっております。」の書き出しの前には、宛名を書くようにします。

 

宛名は必ず１行目に「会社名」＋「所属部署名」＋「氏名（フルネーム）」＋様と記載します。

 

親しくなってきたお客様や社内のメンバー同士などは「○○さん」のように“さん”付けで記載する場合があります。

また、複数人に送る時は「○○各位」「関係者各位」などと記載します。

 

文の作り方

 

結論から書くこと。コレがポイントです。

 

手紙や作文などと異なり、メールは完結にかつ丁寧に相手に要件を伝えることが必要となります。よってまずは“結論から書くこと“が大切です。

 

結果(OkかNG)か→その理由(なぜOkかNGか)→その詳細・補足の記載と

 

するのが良いでしょう。

 

一人称の記載方法

 

メール本文に自分を表現する時にどう書けば良いのか、迷う方もいるかと思います。

一番いいのは自然に「私（わたし、わたくし）」です。

 

「小生」とか「小職」とかも目にすることがありますが、「小生」は男性が使う言葉で、自分と同等か目下の人に使うものであり、また「小職」は官職（国家公務員）が使う表現であり民間業者で使うのは違和感があります。

 

署名の使い方

 

署名はメール本文の一番後ろに付ける名刺代わりの文章です。

「＊＊＊」や「／／／」などの記号を使いオリジナルな文面と構成でまとめると良いでしょう。

 

会社名・氏名・部署名・電話番号・FAX番号・メールアドレス・会社のURLなどが基本となります。

メールソフトには、メール送信時に署名を自動的に付ける機能もありますので、設定しておくと便利です。

 

まとめ

　

いかがでしたか？

メールの書き方は、知らないまま（誤解したまま）先輩社員の真似をして使っている事もあるかと思います。

 

難しいポイントはあまりないので、この際しっかりと知識を付けてしまいましょう。

毎日使うものでもありますし、正しい礼儀作法を身に着けたいものです。